Việc vận dụng các kỹ thuật tổ chức sự kiện có sẵn là điều đương nhiên để bảo đảm sự kiện tổ chức thành công. Tuy nhiên, điều quan trọng là mục đích của sự kiện mong muốn đạt tới và xuất phát điểm tổ chức sự kiện.
Vì là một họat động truyền thông, nên hoạt động tổ chức sự kiện mang đậm yếu tố tư tưởng. Sự kiện Phật giáo phải hoàn toàn mang tính chất Phật giáo.
Đối với sự kiện Phật giáo, nó cần được tổ chức khác hẳn với các sự kiện thế gian, vì lẽ đơn giản xuất phát điểm tổ chức, quan điểm dùng làm cơ sở cho việc tổ chức, mục đích của sự kiện, các yêu cầu của sự kiện… đều phải được chi phối bởi quan điểm Phật giáo, khác hẳn quan điểm của thế gian, ở các lãnh vực thương mại hay chính trị, xã hội.
Thí dụ, những doanh nghiệp tổ chức sự kiện đều xuất phát từ mục tiêu kinh tế, và những chỉ tiêu về hiệu quả kinh tế được đề ra cụ thể, rõ ràng.
Sự kiện Phật giáo không nhằm tới mục tiêu hiệu quả kinh tế. Đưa các phép tính lời lỗ vào hoạt động tổ chức sự kiện Phật giáo hoàn toàn không thích hợp. Nó sẽ làm biến chất sự kiện Phật giáo và có thể dẫn đến những hậu quả không lường, như hạ thấp đạo Phật trước mắt công chúng.
Do vậy, chúng tôi thấy cần thiết nhấn mạnh đến tâm Phật, tâm bồ đề đối với hoạt động tổ chức sự kiện Phật giáo.
Người thiết kế, chỉ đạo tổ chức sự kiện Phật giáo có thể không phải là một tăng sĩ, thậm chí không phải là một tín đồ Phật giáo, nhưng điều quan trọng là khi đứng ra tổ chức sự kiện Phật giáo thì phải hiểu đạo Phật, thấm nhuần tinh thần đạo Phật. Mời một đạo diễn tổ chức sự kiện từ bên ngoài vào tổ chức sự kiện Phật giáo là điều có thể, nhưng phía Phật giáo cần phải chuyển tải đến người được mời đứng ra tổ chức tinh thần của đạo Phật, với yêu cầu tất cả nội dung sự kiện phải được tổ chức trên nền tảng tinh thần Phật giáo.
Dưới đây là một số chỉ dẫn sơ lược về khâu đầu tiên trong hoạt động tổ chức sự kiện Phật giáo là thiết kế sự kiện.
Trong tổ chức sự kiện, khâu tổ chức sự kiện rất quan trọng. Đó là kịch bản sự kiện, nó có vai trò quyết định đối với thành công sự kiện. Điều này khác với ở sân khấu hay điện ảnh, kịch bản có vai trò quan trọng, nhưng yếu tố quyết định thành công của một vở diễn, một bộ phim lại do ở khâu đạo diễn.
Thiết kế sự kiện có thể so sánh với việc thiết kế một căn nhà, hay viết kịch bản của một bộ phim. Tuy nhiên, một thiết kế sự kiện đầy đủ, hoàn chỉnh thì có thể phức tạp hơn. Nó bao gồm cả các vấn đề tài chính, hậu cần…, các phương án cho những tình huống sự kiện phát sinh. Nói khác hơn, đó là một kế hoạch thực hiện sự kiện một cách chi tiết.
Tác giả một bản thiết kế sự kiện Phật giáo có thể là một người, một tập thể, tổ hợp những thiết kế do nhiều cá nhân phụ trách. Tuy nhiên, tốt hơn hết là thiết kế được thông qua ý kiến tập thể để hoàn chỉnh.
Không yêu cầu cứ mỗi sự kiện là phải viết riêng một bản thiết kế. Có thể lấy thiết kế của một sự kiện Phật giáo tương tự trước đó sửa chữa, cập nhật để làm thiết kế cho sự kiện Phật giáo tổ chức sau.
Tuy nhiên, yêu cầu của tổ chức sự kiện là không được lặp lại. Nếu sự kiện sau chỉ là việc lặp lại của sự kiện trước đó, chỉ thay đổi về thời gian, thì đó là một thất bại. Cũng bối cảnh đó, cũng những hoạt động chi tiết đó, cũng những con người tham gia đó, cứ hàng năm đến hẹn lại lên, thì tất nhiên là hết sức nhàm chán.
Sự kiện vì thế sẽ mất yêu cầu quan trọng là sự thu hút, hấp dẫn người tham dự.
Vì vậy, thiết kế sự kiện tương tự đã qua chỉ nên được dùng làm khung. Khi sử dụng lại thiết kế sự kiện đã có thì cần chú ý việc bổ sung cái mới, thay đổi, bổ sung những gì có thể thay đổi, bổ sung được, kể cả địa điểm tổ chức, bố trí không gian (thí dụ Lễ Phật đản năm trước có thể tổ chức ở chùa Vĩnh Nghiêm, năm sau có thể tổ chức ở sân vận động Quân khu 7, năm sau nữa tổ chức ở sân vận động Thống Nhất, năm kế tiếp tổ chức tại một công viên có mặt bằng thích hợp, như công viên Lê Văn Tám, công viên Tao Đàn… chẳng hạn, thiết kế lễ đài cũng thay đổi từng năm).
Thiết kế sự kiện Phật giáo cũng như sự kiện truyền thông nói chung, phải được viết trên cơ sở nguyên tắc “Wh”, nghĩa là trả lời đầy đủ các yếu tố When? (Khi nào?), Where (ở đâu?), What (tổ chức cái gì?)…
Thiết kế sự kiện Phật giáo cần được viết càng rõ ràng , chi tiết càng tốt, bao quát từ khâu chuẩn bị, xin phép, đến những tình huống bất ngờ có thể xảy ra, như phục vụ y tế, hệ thống âm thanh, ánh sáng dự phòng…
Sự kiện, như đã trình bày trong một bài viết, không chỉ được hiểu chỉ xảy ra trong một thời điểm, tại một địa điểm, được tổ chức một cách độc lập, mà nhiều khi, đó là một chuỗi sự kiện liên hoàn tổ chức ở nhiều địa điểm, nối tiếp nhau, hay là một sự kiện tự thân nó chưa phải là sự kiện truyền thông, nhưng sự kiện được truyền thông hóa. Vì vậy, thiết kế sự kiện Phật giáo có thể phải là một phức hợp thiết kế đồ sộ, thí dụ thiết kế sự kiện năm. Hay cũng có thể là thiết kế khai thác một sự kiện có sẵn (thí dụ nhân Đại lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long, Phật giáo có thể tổ chức lễ kỷ niệm danh nhân Phật giáo Lý Công Uẩn chẳng hạn).
Thiết kế sự kiện Phật giáo hiện nay cần quan tâm nhiều hơn cho các hoạt động truyền thông hỗ trợ sự kiện điều mà việc tổ chức sự kiện Phật giáo trước đây thường không chú ý đúng mức. Trong các kịch bản sự kiện hiện đại, vị trí của truyền hình bao giờ cũng được chú ý đặc biệt, vì số người “tham dự” lễ hội gián tiếp qua truyền hình bao giờ cũng lớn hơn, có thể hàng chục đến hàng trăm lần số người có mặt tại chỗ. Vị trí đặt camera thu hình bao giờ cũng được tính toán trong sự ưu tiên đặc biệt. Trong nhiều trường hợp, đài truyền hình viết hẳn một kịch bản truyền hình song song với sự kiện, rất chu đáo và chi tiết.
Sẽ có thể đặt vấn đề, từ trước đến giờ, tổ chức sự kiện Phật giáo chỉ cần một chương trình lễ tổng quát. Nay thêm chuyện thiết kế chi tiết, kịch bản sự kiện … có phải là làm phức tạp hơn việc tổ chức một cách không cần thiết?
Thực ra, khi có ý tưởng tổ chức sự kiện, sắp đặt chương trình sự kiện, hình dung trong đầu các hoạt động sự kiện, chúng ta đã có một kịch bản sự kiện không thành văn.
Việc thể hiện kịch bản chi tiết trên giấy, gửi cho tất cả những người tham gia tổ chức sự kiện (không phải chỉ trong ban tổ chức, thí dụ: cả bảo vệ, người trực hệ thống âm thanh ánh sáng…) chỉ là “văn bản hóa” thiết kế sự kiện trong đầu, phổ biến đến những người tham gia công tác tổ chức một cách quy củ, rõ ràng, cụ thể.
Việc thiết kế sự kiện, phổ biến kịch bản sự kiện được chú trọng đúng mức, thì hiệu quả, thành công của sự kiện càng chắc chắn. Việc làm này là hết sức cần thiết trong bối cảnh truyền hình có vai trò ngày càng quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Ở truyền hình, sự kiện đòi hỏi được tổ chức chính xác theo thiết kế, vì thời lượng dành cho truyền hình là cố định, không thể tùy nghi co giãn, thay đổi được. Thí dụ, một bài phát biểu dự kiến 15 phút là đúng 15 phút trong tổ chức thực hiện thực tế, để sự kiện truyền hình kết thúc đúng giờ cố định, không bị “cháy chương trình”, xáo trộn chương trình phát sóng chung, có khi phải cắt bỏ một phần diễn tiến sự kiện.
Tổ chức sự kiện Phật giáo là hoạt động ngày càng phát triển trong tiến trình chấn hưng Phật giáo, số lượng người tham dự ngày càng nhiều, hình thức sự kiện ngày càng đa dạng. Vì vậy, quan tâm, thực hiện tốt khâu chuẩn bị sự kiện, có thiết kế kịch bản sự kiện hoàn chỉnh, chi tiết đối với sự kiện Phật giáo là một bước tiến đương nhiên, ắt phải của Phật giáo Việt Nam.
