Theo đó, BTC đã có phiên họp đúc kết công tác tổ chức trước khi Hội trại chính thức diễn ra vào ngày 24-26.7.2015 tại Thiền viện Trúc Lâm Phương Nam, TP. Cần Thơ.
Tham dự phiên họp có sự hiện diện của ĐĐ. Thích Thiện Thuận – Phó trưởng Phân ban TTNPT Trung ương, Phó BTC Hội trại; ĐĐ. Thích Quảng Tiến – Chánh Văn phòng BHDPT Trung ương, Phó ban Điều hành Hội trại và quý thầy cô phụ trách các trưởng tiểu ban.
Sau lời phát biểu khai mạc, phiên họp bắt đầu bằng thông tin lạc quan từ ban Thư ký báo cáo: cho đến thời điểm hiện tại, số lượng trại sinh đăng ký tham gia của một số đơn vị tỉnh thành thậm chí vượt quá chỉ tiêu ban đầu.
Thông tin này đã tiếp thêm động lực để ban điều phối thêm sôi nổi, thảo luận và thống nhất những vấn đề quan trọng như: duyệt lại chương trình, nội dung thi giáo lý, trò chơi dân gian, huy chương – phần thưởng các loại, quà lưu niệm cho trại sinh và những vấn đề về hậu cần, cư trú để Hội trại diễn ra được thuận lợi, hợp lý và mang lại lợi ích thật sự cho những ai có duyên tham dự.
Tiếp đó các trưởng tiểu ban bắt đầu báo cáo tiến độ chuẩn bị cho Hội trại năm nay. Sư cô Huệ Nghiêm – trưởng tiểu ban Văn Nghệ thỉnh ý và được chư Tôn đức hoan hỷ cho phép mở rộng chủ đề văn nghệ ca ngợi tình yêu quê hương đất nước – cha mẹ, bên cạnh nội dung Đạo pháp, để các đơn vị dễ dàng và linh động hơn trong việc lựa chọn tiết mục dự thi. Chương trình “Áo lam giữa đời thường” kết hợp biểu diễn trang phục áo lam với kỹ năng ứng xử tình huống chính thức thay cho tên gọi “Duyên dáng áo lam” và danh sách ban Giám khảo cuộc thi cũng được thông qua.
Đại diện tiểu ban Trang trí khánh tiết, ĐĐ. Thích Chí Giác Thông đưa ra các kiểu mẫu băng rôn, biểu ngữ, phông nền và thẻ đeo của Hội trại để chư Tôn đức BTC góp ý và phê duyệt trước khi xuất file cho in.
Trưởng tiểu ban Tuyển Tình nguyện Viên (TNV) ĐĐ. Thích Phước Huệ báo cáo số lượng TNV trúng tuyển và tham gia tập huấn ở cả 2 cụm TP. HCM và Cần Thơ năm nay hơn 140 bạn, tất cả đều đang háo hức mong chờ ngày trở về phục vụ Hội trại, cống hiến sức trẻ cho các hoạt động hữu ích cộng đồng.
Về Tiểu ban Thông tin Báo chí & Nhiếp ảnh, Đại đức Thích Tuệ Nhật cho biết về cơ bản đã chuẩn bị xong, các thành viên đã sẳn sàng cho cuộc họp báo và đưa tin khi các hoạt động của Hội trại diễn ra. Về Nghi lễ, Đại đức Trưởng tiểu ban Thích Lệ Minh thông qua các bài kinh sẽ được tụng trong ba ngày và nội dung buổi thắp nến cầu nguyện để tạo nên điểm nhấn, làm linh hồn cho cả Hội trại mùa hè.
Phần cuối buổi họp Đại đức Thích Thiện Thuận – Trưởng tiểu ban Vận động tài chánh báo cáo chi tiết và chuyển giao toàn bộ về ban Thư ký Hội trại để lo cho công tác tổ chức.
Sau ba giờ làm việc nghiêm túc và cởi mở, những vấn đề căn bản của Hội trại đã được thống nhất, thông qua trên tinh thần hoà hợp và đoàn kết, hứa hẹn mở ra một kỳ Hội trại nhiều màu sắc, sôi động và ý nghĩa.
Sau đây là một số hình ảnh phiên họp.
